Externe Expertise überzeugt interne Stakeholder
Standortübergreifende IT-Projekte sind nicht nur komplexer als andere, sie bergen auch mehr Konfliktpotenzial. Umso wichtiger ist es, solche Vorhaben nicht von oben herab zu lenken, sondern gemeinsam mit den Projektbeteiligten umzusetzen. TERVEER GmbH hat die MVV Energie dabei unterstützt, ihr Beschaffungsmanagement zu optimieren und dabei Fachkenntnis und Verhandlungsgeschick bewiesen.
Über die MVV Energie Gruppe
Die MVV Energie Gruppe gehört mit 3,6 Mrd. Euro Umsatz und rund 5.900 Beschäftigten zu den größten regionalen und kommunalen Energieversorgern Deutschlands. Neben der börsennotierten MVV Energie AG mit Sitz in Mannheim tragen zahlreiche weitere lokale und regionale Energieversorger zu diesem Gesamtergebnis bei. Zu den Geschäftsfeldern des Konzerns zählen Erzeugung und Infrastruktur, Handel und Portfoliomanagement, Vertrieb und Dienstleistungen sowie strategische Beteiligungen.
Jan Martin Kautz ist Projektleiter im Zentraleinkauf bei der MVV Energie AG in Mannheim. In den letzten fünf Monaten war er zeitgleich SRM-Spezialist und Krisenmanager. Denn sein jüngstes Projekt erforderte einen echten Allrounder. Der Wartungszyklus für die vorhandene Beschaffungslösung SAP SRM 4.0 lief aus. Eine neue Software sollte die alte ersetzen.
Fünf Standorte mit unterschiedlichen Anforderungen erschweren die Planung
„Wir nutzen SAP SRM seit 2001 für die dezentrale elektronische Bedarfserfassung“, sagt die Leiterin Zentraleinkauf, die bei MVV Energie den Zentraleinkauf leitet. Auch andere Bereiche des Konzerns setzen auf Software aus Walldorf. Frau K. erklärt, warum SAP für die MVV Energie strategisch so wichtig ist: „Was die Integrationsfähigkeit angeht, gibt es nichts Vergleichbares.“ Auch die neue Beschaffungslösung sollte deshalb vom Marktführer kommen.
Die Herausforderung
Die MVV-Projekte auf einen Blick
Projekt 1: Einführung SAP SRM 7.0
Projektziele: Planung, Steuerung und Umsetzung des Migrationsprojektes
Zeitrahmen: 5 Monate
Vorgehen: Auswahl der Lösung; Erstellen eines Anforderungskatalogs; Konzeption und Planung; Umsetzung
Wichtigste Ergebnisse: SAP SRM 7.0 ist nacheinander an fünf Standorten des Konzerns erfolgreich eingeführt worden.
Projekt 2: SAP SRM Solution Management
Projektziele: Nutzungsgrad der SAP-Lösung erhöhen; Qualität des Betriebs verbessern; Wissenstransfer initiieren; Einkaufserfolge generieren; Prozesskosten reduzieren
Zeitrahmen: 6 Monate
Vorgehen: Gespräche mit den Stakeholdern; Verfassen eines Anforderungskatalogs; Definition von konkreten Maßnahmen; Erstellen einer Roadmap für die Umsetzung
Wichtigste Ergebnisse: Die Konzeption wurde von den verantwortlichen Stellen verabschiedet. Konkrete Maßnahmen für die Umsetzung wurden definiert.
„Die TERVEER GmbH verfügt über das Wissen, wie man ein solch komplexes Projekt an mehreren Standorten gleichzeitig zum Erfolg führt.“
Und obwohl das Projekt damit keine Neueinführung, sondern ein Upgrade auf die aktuelle Version 7.0 von SAP SRM war, hatte Jan Martin Kautz einige Herausforderungen zu lösen. Zwischen beiden Releases liegen fünf Jahre Entwicklungszeit, eine komplett überarbeitete Benutzeroberfläche und zahlreiche funktionale Erweiterungen.
Zudem galt es, fünf Standorte und die unterschiedlichsten Anforderungen zu koordinieren. Denn nicht nur die MVV Energie in Mannheim, auch die Beteiligungsgesellschaften in Solingen, Ingolstadt, Offenbach und Kiel sollten zukünftig mit SAP SRM 7.0 arbeiten. Gleichzeitig wollte man die operativen Bestellprozesse stärker harmonisieren. Das war im vorgesehenen Zeitrahmen mit den internen Kapazitäten nicht zu stemmen. „Wir waren deshalb auf der Suche nach einem Beratungsunternehmen, das uns bei der Planung und Umsetzung unterstützt“, erinnert sich die Leiterin.
Fachwissen und strategische Kompetenz sprechen für TERVEER GmbH
TERVEER GmbH empfahl sich der MVV Energie nicht nur durch seine Kenntnis der Energiebranche, sondern auch durch seine Erfahrung in der strategischen Projektsteuerung. „Die TERVEER GmbH verfügt über das Wissen, wie man ein solch komplexes Projekt an mehreren Standorten gleichzeitig zum Erfolg führt. Das war für uns ganz entscheidend bei der Auswahl des Beraters“, erklärt sie.
Unsere Vorgehensweise
Für die Dauer des Projekts wurde Torsten Terveer zum ständigen Begleiter der Geschäftsführung. Tageweise war er im Projektbüro in Mannheim präsent, den Rest der Zeit mobil zu erreichen. „Er hat unsere Projektleitung sehr umfassend beraten und deutlich entlastet“, sagt die Leiterin Zentraleinkauf Gemeinsam mit dem Projektmanager besuchte der Berater aus Düsseldorf alle MVV-Standorte, nahm die Anforderungen der Stakeholder auf, trieb die Planung voran und hinterfragte – wo nötig – die ursprüngliche Konzeption. „Sein neutraler Blickwinkel hat uns geholfen, das Konzept an den richtigen Stellen zu optimieren“, so die Einkaufsleiterin.
Projektbeteiligte schätzen den neutralen Blickwinkel des Beraters
Auch von den Tochtergesellschaften wurde Torsten Terveer wegen seiner Neutralität geschätzt. „Bei einem standortübergreifenden Projekt gibt es naturgemäß auch Vorbehalte – gegenüber der zentralen Strategie, aber auch gegenüber individuellen Entscheidungen“. Umso wichtiger ist es, ein Projekt nicht von oben herab zu lenken, sondern gemeinsam mit den Stakeholdern umzusetzen.
„Die Einbindung von TERVEER GmbH in das Projekt ist vor allem bei unseren Beteiligungsgesellschaften sehr gut angekommen“, stellt die Managerin fest. „Durch seine Expertise und seinen externen Status konnte Herr Terveer wichtige Entscheidungen sehr viel glaubwürdiger transportieren als wir dies hätten tun können“, ergänzt sie.
Nach der Einführung kommt die Optimierung
Doch nicht nur konzeptionell hat TERVEER GmbH die MVV Energie unterstützt. Als besonders wertvoll erwies sich auch das SAP-Know-how von Geschäftsführer Torsten Terveer.
Denn bald nach der Einführung von SAP SRM 7.0 stellte sich heraus: Die Lösung birgt ein enormes Potenzial, aber man muss es auch nutzen. Innovative Funktionalitäten wie ein zentrales Kontraktmanagement bringen nur einen Mehrwert, wenn sie zu den vorhandenen Workflows passen.
„Herr Terveer hat uns auf dieses Optimierungspotenzial hingewiesen und einen Großteil der konzeptionellen Arbeit übernommen“, erklärt Frau K.. Konkret ging es bei dem Folgeprojekt „SAP SRM Solution Management“ darum, den Nutzungsgrad des SAP-Systems zu erhöhen, die Qualität des Betriebs zu verbessern, einen Wissenstransfer zwischen den Standorten zu initiieren und die Prozesskosten zu senken.
Das Potenzial von SAP SRM 7.0 voll ausschöpfen
„In persönlichen Gesprächen die hat TERVEER GmbH die Ansprechpartner vor Ort dazu motiviert, mit uns zusammenzuarbeiten“, sagt die Ansprechpartnerin. „Denn nur wenn wir die Anforderungen der Nutzer kennen, können wir das System weiterentwickeln.“ Die IT-Abteilung, der Netzbetrieb, die Kraftwerksinstandhaltung, das Marketing – nahezu alle Bereiche des Unternehmens haben ihre Verbesserungsvorschläge eingebracht.
„Durch seine Expertise und seinen externen Status konnte Herr Terveer wichtige Entscheidungen sehr viel glaubwürdiger transportieren als wir dies hätten tun können.“
Auf Basis der Rückmeldungen hat Torsten Terveer ein Konzept entwickelt, konkrete Maßnahmen abgeleitet und eine Roadmap für die Umsetzung erstellt. „Die Planung haben wir im Rahmen eines Workshops den Verantwortlichen vorgestellt“, sagt die Leiterin: „Mit großer Resonanz.“
In den nächsten Monaten wird es darum gehen, die Maßnahmen umzusetzen. Anpassungen an den Katalogen stehen dabei ebenso auf der Agenda wie Änderungen bei den zentralen Beschaffungsprozessen. Auch einzelne Module der IT-Lösung sollen modifiziert werden. „Am Ende können wir das Potenzial von SAP SRM 7.0 vollständig ausschöpfen. Damit haben wir wesentlich mehr erreicht, als wir uns am Anfang des Projekts vorgenommen hatten“.