Fehlersuche in Echtzeit
Nicht abgerechnete Verträge und offene Posten wurden bei der RWE Vertrieb AG bislang mit einem speziellen Tracking Tool bearbeitet. Künftig soll SAP BPEM Analytics und Klärungsfallmanagement diese Aufgabe übernehmen. Die TERVEER GmbH hat die RWE auf ihrem Weg hin zu einem proaktiven Fehlermanagement begleitet.
Über die RWE IT GmbH
Die RWE IT GmbH ist der interne IT-Dienstleister des RWE-Konzerns. Sie unterstützt die Konzern-gesellschaften bei allen IT-relevanten Aufgaben. Dazu zählen die Bereitstellung, Entwicklung und der Betrieb von Software sowie der entsprechenden Hardware- und Netzinfrastruktur. Darüber hinaus ist sie für IT-Governance und IT-Support zuständig. RWE IT beschäftigt rund 1.700 Mitarbeiter an verschiedenen Standorten in Deutschland, Großbritannien, Tschechien und Ungarn.
Qualität und Zeit sind die beiden wichtigsten Kriterien für die Abrechnung und das Forderungsmanagement von Energieversorgern.
Nicht nur, weil Energiekunden erwarten, dass sie ihre Rechnung pünktlich und korrekt zugestellt bekommen. Sondern auch, weil die Anforderungen an die dahinterliegenden Prozesse in den letzten Jahren stetig gestiegen sind: Kürzere Abrechnungsintervalle, zeitabhängige Tarife und die Abrechnung der Einspeisung von EEG-Anlagen sind nur einige der Herausforderungen, denen sich die Mitarbeiter im Shared Service heute gegenüber sehen.
Fachbereich braucht aktuelle Daten
Aktuelle Daten und ein aussagekräftiges Berichtswesen sind deshalb unerlässlich. Schließlich müssen die verantwortlichen Sachbearbeiter jederzeit nicht abgerechnete Verträge überwachen und nachverfolgen können. Außerdem brauchen sie einen schnellen Überblick über die Nachrichten, zu denen noch kein Klärungsfall existiert. Bei der RWE Vertrieb AG nutze man dafür bislang ein webbasiertes Tracking Tool, mit dessen Hilfe sich Offene-Posten-Listen strukturiert abarbeiten ließen. Für die eigentliche Abrechnung und alle Kerngeschäftsprozesse war bei der RWE die SAP-Branchenlösung IS-U im Einsatz.
Die Herausforderung
Proaktives Fehlermanagement bei der RWE Vertrieb AG
Projekt: Ablösung des vorhandenen BDS Tracking Tools
Projektziele:
Phase 1: Die Businesslogik der Altlösung in SAP BW überführen und das BDS Tracking Tool abschalten, ohne dass es zu funktionalen Verlusten kommt.
Phase 2: Einen BPEM-Prototypen aufsetzen, der klärt, ob sich SAP BPEM für den genannten Zweck eignet und welche Anpassungen dafür im SAP-System nötig sind.
Zeitrahmen: Mai 2014 – April 2015
Vorgehen:
Phase 1:
• IST-Analyse der Business Logik
• Dokumentation der notwendigen Funktionen
• Konzeption und Bewertung von Ablöseszenarien
• Entwicklung des favorisierten Ablöseszenarios
• Umsetzung des Ablöseszenarios
• Produktivsetzung
Phase 2:
• Entwicklung eines SAP BPEM Konzeptes
(zurück zum Standard)
• Aufbau eines Prototypen
• Test des Prototypen
• Erarbeitung einer SAP BPEM Implementierungsstrategie
Wichtigste Ergebnisse: Das BDS Tracking Tool konnte abgeschaltet werden. Die gesamte Businesslogik wurde in SAP BW überführt. Eine Implementierungsstrategie für SAP BPEM wurde erarbeitet. Ein Roll-out-Projekt wird aufgesetzt.
„Die TERVEER GmbH weiß, wie Energieversorger ticken. In Kombination mit SAP-Know-how des Teams war das für uns eine sehr wertvolle Unterstützung."
„Die Anwendungslandschaft in unserer Vertriebsgesellschaft war über die Jahre historisch gewachsen“, erinnert sich der Senior Project Manager bei der RWE IT GmbH, und ergänzt: „Für das BDS Tracking Tool hatten wir uns seinerzeit entschieden, weil SAP funktional nicht alle unsere Anforderungen abgedeckt hat.“ Mit der Zeit traten aber die Nachteile dieser Architektur zutage. „Vor allem die Tatsache, dass die externe Lösung nicht in die restliche IT-Landschaft integriert war, erwies sich als hinderlich“, so der Experte.
Zurück zum SAP-Standard – heißt die Devise
Die Daten, die die RWE-Mitarbeiter für die Bearbeitung von offenen Posten und Klärungsfällen brauchen, stammen nämlich aus dem IS-U-System. Sie wurden über die Business Warehouse-Lösung manuell in die BDS-Datenbank geladen, dort aufbereitet und den
Sachbearbeitern in Form von Excel-Listen bereitgestellt. Viele Routinetätigkeiten wurden zudem händisch umgesetzt. So mussten die zuständigen Sachbearbeiter bislang die Inkasso-Daten manuell filtern, weil die Forderungen bereits im Inkasso-Prozess waren.
Die RWE entschloss sich deshalb, den Prozess für die Abrechnung und das Forderungsmanagement durchgängig zu automatisieren.
„Für uns stand schnell fest, dass wir zum SAP-Standard zurückkehren wollten“, sagt der Projektleiter. „SAP hat uns als Beratungspartner für dieses Projekt die TERVEER GmbH empfohlen – ein Angebot, das wir gerne angenommen haben“.
Unsere Vorgehensweise
Die TERVEER GmbH hat die RWE bei der Suche nach geeigneten Lösungsalternativen unterstützt, die stufenweise Ablösung des Tracking Tools vorangetrieben und das Konzept für die Weiterentwicklung und Optimierung des ausgewählten SAP BPEM-Systems
erarbeitet.
In zwei Phasen zum proaktiven Fehlermanagement
„TERVEER GmbH weiß, wie Energieversorger ticken. In Kombination mit dem SAP-Know-how von Herrn Terveer war das für uns eine sehr wertvolle Unterstützung“, sagt der Projektleiter über die Zusammenarbeit. Nach einer umfassenden IST-Analyse entschied man sich für ein zweistufiges Vorgehen. Zunächst sollten die Excel-Listen, mit denen der Fachbereich arbeitete, nicht mehr über das vorhandene Tracking Tool, sondern direkt über das SAP BW-System bereitgestellt werden. „Wir wollten einen funktionalen Übergang schaffen, bis wir in einer zweiten Phase mit SAP BPEM ein spezielles Tool für die Fehlerüberwachung einführen“, erläutert Torsten Terveer. Um einen reibungslosen Betrieb auch in der Übergangsphase zu gewährleisten, wurden alle Anforderungen der Fachbereiche aufgenommen und umgesetzt. Ziel dieser ersten Phase war es, die Businesslogik aus der Altlösung in SAP BW zu überführen und das Tracking Tool abzuschalten, ohne dass es zu funktionalen Verlusten kommt. Bereits in der ersten Phase konnte das Projektteam auch neue, verbesserte Filterfunktionen in SAP BW umsetzen, so dass die zuständigen Sachbearbeiter wesentlich früher über die relevanten Daten verfügten. Nach wie vor mussten sie aber mit den herkömmlichen Excel-Listen arbeiten.
TEERVER CONSULTING beweist exzellentes Stakeholder-Management
In Phase 2 schließlich ging es um einen Prototypen für die geplante SAP BPEM-Einführung. Auf lange Sicht sollten nämlich die offenen Posten nicht mehr in Excel-Listen, sondern direkt im SAP-System identifiziert und bearbeitet werden. „Dafür mussten wir zunächst klären, ob SAP BPEM ein solches End-to-End-Monitoring unterstützt und welche Anpassungen nötig sind, um Massenprozesse und aufgetretene Fehler unmittelbar in IS-U überwachen und bearbeiten zu können“, erläutert Torsten Terveer. Für den Prototypen wurde ausschließlich SAP Business Content genutzt. Das Ergebnis: SAP BPEM eignet sich sehr gut für den geplanten Zweck. Mehr
noch: Das Monitoring-Tool bewährt sich nicht nur beim akuten Fehlermanagement, sondern hilft durch Auswertungen von Hochrechnungen oder Werthschulte-Listen auch bei der Fehlerprävention.
„Als Maßnahmenverantwortlicher hat Herr Terveer das Projekt sehr zielorientiert vorangetrieben."
Die TERVEER GmbH hat die RWE Vertrieb AG auf ihrem Weg hin zu einem proaktiven Fehlermanagement kompetent begleitet.
„Angefangen bei der tragfähigen Ablösestrategie für das BDS-Tool über die Entwicklung einer SAP BW-Standardanwendung und das Design für den BPEM-Prototypen bis hin zum Management der Implementierung hat uns die TERVEER GmbH sehr wesentlich bei diesem Vorhaben unterstützt“, erklärt der Projektleiter. „Als Maßnahmenverantwortlicher hat Herr Terveer das Projekt zielorientiert vorangetrieben und dabei ein exzellentes Stakeholder-Management praktiziert“.